今回は【ガントチャート】についてお話します。
外で働いていようがいまいが、
日々の生活の中で「やらなければならないこと」は山ほどあります。
主婦のツラいところは、
自分だけ管理していればいいというものではないということ。
家族の予定はそれぞれが各自で覚えて勝手に済ませてくれればいいんですが、
現実はそう簡単にはいかず。
特にお子さんがいる家庭では、管理しなくてはいけない予定が目白押し！
どうしても主婦の皆さんが司令塔になって動かなければいけないシーンも多いと思います。
そこで紹介したいのが「ガントチャート」です。
スケジュール管理が明確になり、
家族で共有することでそれぞれが計画的に動くクセがつけやすくなります。
予定が多くて覚えきれない！
うっかり忘れることが多いのでどうにかしたい！
そう思ったことがある人にはオススメの情報ですよ！
ガントチャートとは
チームでスケジュールを共有して作業効率アップ
そもそも「ガントチャートってなに？」って人も多いと思います。
主にシステム開発の分野で使われる「工程表」、
あるいは長期間にわたるTodoリストのようなもののことです。
横軸に【時系列】、縦軸に【作業計画】を設定して、
棒状チャートで表す表のことを言います。
言葉で書くと「??」なので、図にすると分かりやすいです。
引用元：wondershare 無料ガントチャートテンプレート（PPT）
このガントチャートから分かることは。
- プロジェクトAは、ピンクチームが1月から開始して3月中に終える
- プロジェクトBは、緑チームが5月から開始して10月に終える
- プロジェクトCは、赤チームが6月末に開始して9月中に終える
など。
【どの業務を】【誰が】【いつからいつまで】やるかを明確に示すことができるというわけ。
やるべきタスクを可視化して整理したり、
プロジェクトチーム内でスケジュールを共有することにもつながり、作業効率が大幅にアップします。
仕事というものは、一人ひとりが好きなように突っ走っていては上手くいきません。
本当に仕事上手な人は、
進捗状況やゴールを明確に理解し、周りにきちんと開示しているもの。
そのサポートになるのが「ガントチャート」なのです。
主婦には関係ない？
自分は外で仕事してないから関係ない・・。
家にいるから、そんなに整理しなきゃいけないほど忙しくないし・・。
そう思った人もいるのでは？
ワーママとして生きてきた私だから言えますが。
外で働くよりも、家の中の方が断然やること多いです！
毎日のタスクは少ないように見えても、
年間を通して行事や予定が満載なはず。
そこに向けての準備などもついて回るので、
スケジューリングはとても大事です。
しかも、子どもは予想外のことをやってのけるので、
予定通りに進まないことも非常に多い。
仕事なんかよりも不確定要素が多くて大変だと感じていました。
あらかじめ決まっていることくらいはしっかり整理しておかないと、
前日になって思い出して大慌てなんてことも・・。
そう考えると、ガントチャートは使う人を選びません。
むしろ、主婦だからこそのガントチャートの使い方があります。
ガントチャートの使い方
家庭内でも使える方法はいくつかあります。
自分専用
イマドキは家事もシェアが大事。
パパも積極的に参加する家庭も多くなってきています。
とはいえ、ママじゃないと分からないことも多いのが現実。
また、女性の方が細やかなところまで気が回るので、
自然とママのやることが多くなってしまうもの。
自分のことに家族のこと、仕事のことと、
各方面でそれぞれにタスクがあってごちゃごちゃになってしまう経験は誰しもあるのでは？
まずは、自分の抱えているタスクの整理をするために、
自分専用のガントチャートを導入するのがオススメです。
後で説明しますが、ガントチャートは日・週・月で好きなように設定できます。
自分専用として個人的に使う場合には、日ごとの区切りにして作るといいでしょう。
家族で共有
ガントチャートのメリットの一つに
「自分以外とスケジュールを共有できる」という点があります。
ということは、家族内でもスケジュールや役割を共有できるということ！
自分の予定は覚えていても、
パートナーや子供の予定は意外とうろ覚えなもの。
特にお子さんの年齢に差があると、予定もバラバラになりがち。
我が家も小学校と保育園にそれぞれ通わせているので、
持ち物やら参観日やらが微妙に違う日程になっています。
「来週予定があるのはどっちだっけ？」なんて心配になることも日常茶飯事。
夫に聞いても「どっちだっけ？」という感じなので、
プリントをひっくり返して日程を確認する手間も出てきてしまいます。
そんな時、予定が分かった時点でガントチャートに記入してしまえばOKです。
運動会や遠足など、事前準備が必要なことがあれば併せて記入しておくことで、
抜けなく準備ができます。
家族みんなで余裕をもって予定をこなすことができるのはいいですね！
この場合には、ガントチャートを家族が誰でもいつでも見られるように
工夫しておくことが必要となります。
もちろんビジネスでも
最近はテレワークや在宅ワークが一般化してきました。
出勤を伴う仕事であれば、
時間通りに行って仕事をこなすルーティーンができていることがほとんど。
でも、在宅だと状況が変わります。
ある意味自由が利くので、自分自身でしっかりスケジュール・業務管理を行う必要もあり、
より自己管理能力が問われるんですね。
また、最近人気が出てきている「在宅フリーランス」のような業態では、
仕事の受注から納品までのすべてを自分で管理する必要があります。
在宅ワークの中には「主婦の方歓迎！」なんて仕事も多く、
家にいながら隙間時間に働いている人もいるかもしれません。
複数のクライアントを抱えて同時並行で進めていくことがほとんどなので、
もれなく整理して毎日を過ごしていかなければなりません。
仕事ですから「忘れちゃった！」じゃ済まされませんよね？
「ごはん炊くの忘れちゃった！」とは次元が違います。
そんな中、ガントチャートを活用してしっかり業務管理をすることで、
ワーカーとしての質を高めることができます。
大小関わらず、ビジネスに関わる人にとっては、
ガントチャートは作業効率とともに信頼性をアップさせるためにも非常に役立ちます。
ガントチャート作り方
では、実際にガントチャートを作るにはどうすればいいか？
最初に書いたように、
ガントチャートは横軸に【時系列】、縦軸に【作業計画】を設定します。
今回はExcelで作る方法をご紹介します。
まずはフォーマットづくりはこんな感じ。
今回は「家族ごと」「イベントごと」「場所・施設ごと」で分けました。
そこに予定を入れ込んでいくと・・？
こうなります。
家族それぞれの予定に加えて、
忘れがちな学童・保育園の休み連絡や集金日なども一目瞭然！
旅行に関しても、
キャンセル期限や次の旅行の計画も何をいつまでにやればいいか分かります。
家族ごとに色を決めておけば、
「ん？明日自分の色がある。なんだっけ？」とビジュアルで気づくので◎。
また、他の人の予定も見られるので
「これの準備してる？」と確認することもできます。
家族みんなでお互いにサポートできるようになるのも嬉しいポイントですね。
Excelを使ったことがある人ならそこまで難しくない作業です。
とはいえ、ガントチャートを使いこなすための重要なポイントは、
「自分（家族）が使いやすいツールを選ぶこと」です。
では、どんなツールがあるのか見ていきましょう。
ガントチャートが作れるツールって？
Excel
前の項目で書いたExcelで作る方法。
作るのには手間がかかるかもしれませんが、
一度フォーマットを作ってしまえばOK。
個人的には一番整理しやすく、見やすいのではないかと。
自分で作るのでカスタマイズし放題！
使えば使うほど自分スタイルのガントチャートになるのも魅力。
イチから作るのが難しい人は、
ネットで探せばExcel用の無料テンプレートもあります。
家族で共有するには「Googleスプレッドシート」で作っておくと簡単に見られますよ。
とはいえ、自分専用のパソコンがないと不便かもしれません。
余っているノート
Excelやパソコンが苦手な人は、
その作業を手書きでやればOK。
家に余っているノートでもできます。
ただ、やはり手間がかかるのが大きなデメリット。
毎月手書きでフォーマットを書かないといけないのは苦行です・・。
まず1か月分やってみて、
続きそうなら他のツールに変えるといいかもしれませんね。
手帳タイプ
パソコンも無理・手作りもイヤという人には
手帳タイプがおすすめです。
ガントチャートが載っている手帳はここ数年でニーズが高く、
大手の文房具店やネットショッピングでも数多く販売されています。
タイプもいくつかあるので、
自分の使い方に合わせて選ぶことができるのもポイント。
- 一番ポピュラーな「カレンダー式ブロックタイプ」
- 時間で細かく予定を管理できる「月間ガントチャートタイプ」
- 上記2点が同じページにある「ダブルマンスリータイプ」
家族で共有する場合には、できるだけ大きめの手帳を選んでリビングに置いておき、
みんなが好きな時に見たり記入したりできるようにするといいですね。
ガントチャートを家庭で使うメリット
夫婦喧嘩が減らせる
何でも口約束は良くありません。
「今日のお迎えはお願いって言ったでしょ？」
「そんなこと聞いてない！」
疲れて帰ってきた後に、
こういう言った・言わないの不毛な喧嘩は消耗しますよね。
今後のことを話しながらガントチャートに書き込んでおけば、
きちんと予定としてあらわし、当日まで残すことができます。
そうすることで小さな衝突を避けることができるので、
家庭内の雰囲気も壊れにくくなります。
家庭内の優先順位が分かる
とりあえず目の前のことを片付けてホッと一息・・と思ったら、
明日は学童でお弁当がいる日だった！・・なんて気づいて大慌てなんてこと、ありませんか？
日々忙しい中で、
何を優先的にやるかを冷静に把握するのは大変なことです。
分かった時点で書き込むツールがあれば、
日々見返すことでしっかり準備することができます。
何から先に取り組むべきか、何を後回しにすればいいかの選択をするためには、
すべてがきちんと整理されている必要があります。
そのサポートとして、
ガントチャートはタスクの多い主婦にももってこいだと思いますよ。
子供の計画性が養える
親が予定の把握ができなくてあたふたしていると、
お子さんももれなくその影響を受けます。
親が行き当たりばったりで落ち着かないのに、
お子さんが勝手に落ち着くわけありませんからね。
お子さんが小学校高学年くらいになってきたら、
一緒にガントチャートを付けるようにするとどうでしょう？
「早く準備しなさい！」「自分のことは自分でちゃんとやりなさい！」と言うのではなく、
「こうすると整理しやすいよ。一緒にやらない？」と言うわけです。
先を見越して逆算して準備をしたり、
日々の暮らしの中で物事を整理するクセがついたり。
今後生きていく上で必要なスキルが、
自然と身についてくる可能性もあります。
もちろん、お子さんの気質によっては難しいかもしれませんが、
試してみる価値はあると思います。
親子でスケジューリングに取り組むのも、
お互いのために良いかも知れませんね。
まとめ
一緒に暮らしている家族でも、
それぞれ活躍しているフィールドは違うもの。
その数だけ予定があり、
すべてをきちんと管理するには人の記憶だけでは限界があります。
というか、人の記憶ほどあいまいなものはないので無理でしょうね（笑）。
そんな時に使えるのが「ガントチャート」！
使い始めは戸惑うこともあるかもしれませんが、
慣れてくればこっちのもの。
家族みんなで情報を共有し、
計画性もアップできれば言うことなしですね！
ぜひ検討してみてください！
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